中国旅美科技协会总会章程执行细则

      前言:本章程执行细则是依据中国旅美科技协会的章程所制定的具体操作规范和准则。它由中国旅美科技协会执委会、董事会、理事会全体讨论通过,并且作为全体会员必须共同遵守的规章制度,通过后立即生效。

 

I. 宗旨

 

      中国旅美科技协会总会(The Chinese Association for Science and Technology, USA,简称CAST–USA或旅美科协,下称协会,或称总会以与分会对应)是1992年在美国纽约州注册的非政治性、非赢利性的机构。协会的三大宗旨是:促进中美两国之间科技、文化、教育、经贸等领域的合作与交流;弘扬中国传统文化,加强中美两国人民的相互了解;帮助旅美华人专业人士的职业发展,促进旅美华人的团结、合作与交流。协会的一切活动应遵守所在地的法律。

 

 

II. 会员资格、权利与义务

 

      凡认同旅美科协总会及所在地区分会的章程,在分会保持活跃会员资格者(或经总会批准可以不隶属任何分会,另文规定)均成为旅美科协的会员。协会个人会员以在科技、文化、教育、经贸及其他各领域内的华裔人士为主。为协会做出贡献的公司提出申请、缴纳会费并经分会批准后可以成为协会的公司会员。

 

      协会个人会员分为普通会员、学生会员和终生会员,所有会员拥有相同的权利及义务。会员享有所在分会章程规定的各项权利,参加协会组织的各项活动并享受会员优待。会员有义务按时交纳会费,遵守协会章程,执行协会通过的各项决议,支持并参加协会的各项工作与活动。

 

 

III. 组织机构

 

      协会由总会和分布于各地的地区分会组成。总会的活动受由理事会、董事会和执行委员会组成的组织机构进行管理。会长是协会对外的正式代表,全面主持协会的工作。会长、董事会主席、理事会主席和候任会长一起组成协会的“四会长”,处理协会的日常往来事务,以及紧急情况下对协会工作作出决策。协会的重大决策和活动由四会长协商安排并及时通报执委会、董事会,同时受理事会监督。

 

一、理事会

 

      理事会是协会的立法和监督机构。理事会的职能为:负责修改协会章程,对协会的活动进行监督,提出并表决对理事会、董事会和执委会成员的弹劾动议,审议地区分会的设立和退出。理事会的投票以实际参加投票(非弃权票)的人数为准。

 

  1. 理事会成员构成:理事会成员由各地区分会依据规模和活跃程度,按照给定的名额,从积极参加总会组织事务和各项活动的会员中推举产生。各地区分会的理事会主席也占据一席;分会如没有设置理事会,则以刚卸任的分会会长代表。协会四会长各占一席。理事会成员名额分配的改变必须经理事会三分之二多数同意后在下一年度生效。

  2. 成员任期:各分会的理事会主席随分会换届而随时更换。其他成员任期三年,可以连任一届。理事会每年需更换三分之一的理事。

  3. 理事会实行主席负责制,主席由前前任会长担任。由全体理事参加的理事会电话、网络或实地会议应至少每年举行一次。根据工作需要,由半数以上理事书面建议,可以召开特别理事会议。

  4. 名誉理事:协会前任会长的经验和关系是协会宝贵的财富。秉承自愿的原则,聘请所有不是正式成员的前任会长为没有投票权的名誉理事。

  5. 理事会对协会的运行有知情权和监督权。理事会有权力参与审议协会的有关活动。经执委会或董事会讨论的协会事务,都需要发给理事会参考。在得到三分之二多数同意后理事会可以否决执委会或董事会的决议。

  6. 由至少四名理事联名提议,理事会可以讨论对理事会、董事会和执委会成员的弹劾,经三分之二多数同意后通过弹劾动议。会长若被弹劾,由董事会主席暂代会长一职至下一年度开始。

 

二、董事会

 

      董事会是协会的组织协调机构。董事会的职能为:提名和选举下任会长,批准会长对执委会成员的提名,负责与分会的信息沟通和意见传达。

 

  1. 董事会成员构成:由各分会会长,总会四会长,及最近卸任的两任总会会长组成。董事会成员的任期随总会和分会的换届随时更换。

  2. 董事会实行主席负责制,主席由前任会长担任。由全体董事参加的董事会电话、网络或实地会议应至少每年举行一次。根据工作需要,由半数以上董事书面建议,可以召开特别董事会议。

  3. 协会会长的选举在每年度最后两个月进行,选举事务由董事会主席和理事会主席共同负责,现任会长及候任会长协助。

    a. 提名。协会会长候选人的提名由理事会主席召集。候选人应当在总会担任过执委会、董事会或理事会的成员;是总会或所在分       会的终生会员;得到所在分会会长及另外两位董事会成员的支持。每位董事会成员只能支持一位候选人,每位分会会长支持的       候选人应由分会集体讨论通过。候选人所在分会会长在确认候选人资格后,把提名表格同时送达董事会主席和理事会主席

        b. 选举。选举由董事会主席召集,由董事会全体成员在年底前投票完成。选票需同时送达董事会主席和理事会主席。

        c. 选举程序

  • 如果只有一位候选人,得票以赞同或反对票数计算,得票超过半数者则当选。若候选人得票没有超过半数,需要尽快重新提名候选人进行选举。

  • 如果有两位候选人,得票以赞同票数计算,得票超过半数者当选。

  • 如果有超过两位候选人,得票以赞同票数计算,得票超过半数者当选。如果出现无人得票超过半数的情况,那么得票最多的两位候选人进入第二轮投票。第二轮投票在年底前完成,得票以赞同票数计算,得票超过半数者当选。

  • 如果出现因候选人得票相同而无法继续的情况,则由四会长协商决定。若四会长仍然无法达成共识,交由董事会协商解决。

    d. 结果公布:选举结束后,董事会主席应尽快向参选者及董事会、理事会和执委会宣布选举结果。当选者的得票数也将通知董事会,其它选举相关消息则不公开。选举结束后一周内,在总会网站上公布选举结果及当选者简历。

      e. 选举期间如果出现任何问题,由四会长协商解决。如四会长难以取得一致意见,则提交董事会协商解决。

      f. 当选者经过一年的候任期(候任会长),成为任期一年的会长。卸任后成为任期一年的董事会主席,然后成为任期一年的理事会          主席。

  4. 会长在每年一月初向董事会提交本年度执委会成员的组成,由董事会半数以上成员一揽子批准通过。如有对个别人选有争议,可以       单独讨论;如果得不到半数以上成员赞同的话,会长需重新提名。

  5. 董事会成员有义务把信息和意见在总会和分会之间加以沟通。各分会要设立一条特别通道,以便总会在重大事务或紧急情况下能够       直接通知到会员。

 

三、执行委员会

 

      执行委员会(执委会)是协会的办事机构,负责制定和实施各项工作计划。

 

  1. 执委会成员组成:

  • 会长:会长是协会对外的正式代表,全面主持协会的工作。

  • 候任会长:协助会长处理协会事务,并对协会下一年度工作做准备。

  • 董事会主席:代表董事会参与协会的工作。

  • 理事会主席:代表理事会参与协会的工作。

  • 副会长:副会长由会长任命,任期一年,可以连任。副会长的选择应本着精简、负责的原则来任命,一般负责协会某一方面的具体工作。

  • 其他成员:如秘书长、工作委员会或工作小组成员。

  • 特邀成员:根据需要由会长提名,邀请一些负责特别事务或重大活动的会员参加执委会,如法律顾问、前任会长、《海外学人》杂志主编等。

  • 会长在每年一月初向董事会提交本年度执委会成员的组成,由董事会批准。

 

  2. 由全体成员参加的执委会电话、网络或实地会议应至少每三个月举行一次。根据工作需要,可以酌情增加会议次数。会长在每年第        一次执委会会议上提交年度工作计划,在年底提出年度总结和财务报告。

 

  3. 执委会下酌情设若干工作委员会(比如科技开发、学术交流、宣传、学术出版、社区活动、公共关系、科技及文化交流、会员发展       等),以及根据具体工作安排成立工作小组。

  • 新闻简报:新闻简报应至少每个月发行一次,由负责新闻通讯的副会长编辑发布。新闻简报的内容包括协会动态、活动通知、信息交流、人物专访等。

  • 年会:面向全体会员及相关专业人士的年会应每年举行一次,原则上建议在10月份召开。地区分会可以在举办年份的前一年申请,执委会及董事会共同协商讨论后选择一个分会(或多个分会联合)承办。但原则上候任会长及其所在分会具有优先权利和义务承办年会。

  • 网站:网站由专人负责更新和维护,保证协会能及时更新网站内容。

  • 财务:协会的财务应由专业财务人员管理。

  • 《海外学人》杂志编辑部:编辑部由主编、一至两名执行编辑和若干编辑组成。《海外学人》的专刊稿件需要经过编辑部和特邀专业人士两轮审稿。杂志可以有选择地刊登广告,以弥补发行所需的部分资金要求。

  • 中国联络处或办事处:主要负责协会和中国国内有关部门、企事业单位、研究院所、民间团体的各种交流联系,为会员在当地的发展提供协助,在总会授权下协助组织协会在中国的活动等。如有认同旅美科协的章程并愿意为旅美科协服务者,在满足一定的条件下,可以申请并经执委会批准后成为协会在中国的联络处(或升级为办事处)。原则上所申请成立的联络处或办事处需由具有至少两位与旅美科协有密切联系的成员(比如回国的旅美科协成员)组成。联络处或办事处所有以协会名义签订的合作意向、活动协议等,必须事先向总会报告并获得批准。中国联络处或办事处的有关具体细节另文规定。

 

四、顾问委员会

 

      顾问委员会由在国际上作出杰出贡献者或国际知名人士组成。顾问委员会成员对协会的长远发展规划、重大活动或事务提出建议,但不干预协会的日常运作。经本人同意,顾问委员会成员的提名需要理事会三分之二多数同意,任期不限。经理事会三分之二多数同意,理事会可以取消顾问委员会的成员资格。

 

 

 

IV. 地区分会

 

一、地区分会

 

    地区分会是具有独立法人地位的地区性的非政治性、非赢利性的机构。分会需要认同总会的章程,享有总会章程规定的各项权利并承担相应的义务,执行总会通过的各项决议,积极参加总会组织的各项活动。分会的一切活动应遵守所在地的法律。

 

    分会有义务及时向其会员传达总会的有关信息,并向总会通报分会的活动情况。分会要设立一条特别通道,以便总会在重大事务或紧急情况下能够直接通知到会员。

 

    两年没有活动的分会,经理事会三分之二多数同意,可以降级为办事处;分会会员仍然被承认为协会会员,但分会在总会理事会和董事会的成员资格被取消,成为不具有投票权的观察员。办事处一年内活动有较大改进,可以参照以下新分会的有关程序重新申请加入协会。办事处若一年内仍然没有改进,经理事会三分之二多数同意,可以撤销分会称号。

 

二、新分会的成立

 

      新分会的成立应本着协会的稳定和实质发展的原则来考虑,新分会必须认同总会的章程并愿意为协会及其广大会员服务。

 

      新分会成立之初应致力于建立平稳发展的领导结构,逐步完善(与总会章程不抵触的)分会章程,于所在地区正式注册为非赢利性机构,并建立网站、会员邮件列表等。总会可以提供必要的建议和帮助。新分会需要积极吸收会员,组织、参与所在地区的各种活动并鼓励会员积极参加总会的活动。

 

      新分会在向总会提交分会章程、领导机构成员的简介、会员组成、活动报告等有关材料后,由会长提议、经总会执委会审议批准,给予分会一年的办事处资格。总会将指定一名总会成员作为分会执委会或理事会成员参与分会的组织工作。办事处一年的预备期满后,经会长提议、由理事会三分之二多数同意,分会可成为总会的正式成员,并加入总会的组织结构(董事会成员一名、理事会成员两名、执委会成员资格)。

 

 

V. 章程的修改

 

      章程的修改须由至少四名理事联名提出书面修改草案及修改理由,在给予其余理事以及执委会和董事会成员充分时间对修改意见进行评议和进一步完善,经理事会三分之二多数同意后通过。章程的修改意见通过后立即生效。章程的执行细则的制定和修改则需经过理事会过半数成员同意通过后生效。

 

 

VI. 章程的解释

 

      本章程执行细则的内容是基于1994年章程(4月16日理事会通过、8月28日修改)、2002年章程(8月8日通过)、2007章程增补等版本综合而成。章程的解释属理事会。当遇到章程没有规定的重大事项时,由理事会讨论决定。